Thống nhất số hóa hồ sơ thi hành án hình sự

Phóng số hóa hồ sơ của Tòa án nhân dân Khu vực 1, Thành phố Hồ Chí Minh. (Ảnh: TL)

Thông tư liên tịch số 12/2026/TTLT-BCA-BQP-TANDTC-VKSNDTC do Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Tòa án nhân dân tối cao và Viện Kiểm sát nhân dân tối cao ban hành quy định về phối hợp trong việc số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự.

Việc số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ liệu sẽ được triển khai thí điểm tại một số cơ quan, đơn vị trước khi áp dụng đồng bộ trên phạm vi toàn quốc.

Theo quy định, hồ sơ, văn bản, tài liệu trong hoạt động thi hành án hình sự sẽ được số hóa để tạo lập tài liệu điện tử và cập nhật trên hệ thống thông tin. Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn, thống nhất của dữ liệu và đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng lâu dài.

Thông tư cũng quy định việc quản lý hồ sơ điện tử thông qua mã định danh điện tử của cá nhân và mã hồ sơ thi hành án phạt tù điện tử nhằm thống nhất dữ liệu giữa các cơ quan, tạo thuận lợi cho việc tra cứu, quản lý và chia sẻ thông tin.

Đáng chú ý, văn bản, tài liệu điện tử được ký số bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ theo đúng quy định sẽ không phải ký trực tiếp và có giá trị pháp lý như văn bản giấy. Điều này tạo cơ sở để các cơ quan thực hiện hoàn toàn quy trình điện tử trong nhiều khâu của hoạt động thi hành án hình sự.

Bên cạnh đó, văn bản điện tử được phép sử dụng để gửi, nhận, giao, thông báo và trao đổi giữa các cơ quan có thẩm quyền. Việc thực hiện phải bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn dữ liệu, an toàn thông tin, an ninh mạng và được ghi nhận, lưu vết đầy đủ để phục vụ công tác quản lý.

Thông tư cũng quy định việc kết nối, chia sẻ dữ liệu điện tử được thực hiện liên thông giữa các cơ quan có thẩm quyền trong công tác giam giữ, quản lý phạm nhân, xét xử, kiểm sát thi hành án hình sự và các hoạt động khác liên quan thi hành án phạt tù.

Việc chia sẻ dữ liệu phải tuân thủ danh mục dữ liệu dùng chung, phân quyền khai thác theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan; đồng thời bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác, thống nhất, an toàn và bảo mật theo quy định của pháp luật.

Các cơ quan sẽ thực hiện kết nối thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API), nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu hoặc các phương thức kỹ thuật phù hợp. Hồ sơ điện tử được quản lý thống nhất trên hệ thống thông tin, cập nhật thường xuyên và lưu trữ theo chế độ lưu trữ điện tử với thời hạn tương ứng hồ sơ giấy.

Để bảo đảm hoạt động không bị gián đoạn, Thông tư cũng quy định cơ chế xử lý khi hệ thống thông tin gặp sự cố. Trong trường hợp chưa thể khắc phục ngay, cơ quan có thẩm quyền được sử dụng văn bản giấy hoặc phương thức nghiệp vụ phù hợp; sau khi hệ thống được khôi phục phải cập nhật đầy đủ dữ liệu phát sinh lên hệ thống điện tử.

Ngoài ra, mọi hoạt động chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu đều phải được ghi nhận trên hệ thống. Nghiêm cấm việc tự ý sửa đổi, xóa hoặc làm sai lệch dữ liệu điện tử đã được ký số, lưu trữ hoặc chia sẻ, trừ trường hợp do cơ quan có thẩm quyền thực hiện theo quy định của pháp luật.