Tôi hết yêu Microsoft Excel vì Google Sheets ngày càng 'ngon' hơn

*Bài viết thể hiện quan điểm cá nhân của Dan Kopf, trang Quartz.

Tôi gặp Excel lần đầu tại lớp tin học ở trường cấp 3. Là một người yêu thích toán học và dữ liệu, rõ ràng chúng tôi có duyên với nhau và sẽ đến với nhau trong tương lai. Thời điểm đó, do ám ảnh với các môn thể thao, tôi đã dùng các bảng tính Excel để bắt đầu các giải bóng đá tưởng tượng của mình và thực hiện các phép tính tuyệt đỉnh nhằm thống kê số liệu các trận bóng chày. Tôi đã rất ngạc nhiên về tất cả những công thức phức tạp mà tôi có thể truy cập và khả năng lọc dữ liệu theo bất kỳ cách nào tôi thích trên Excel.

Ở trường đại học và khoảng thời gian sau đó, mối quan hệ giữa tôi với Excel ngày càng khăng khít. Nó giúp tôi có được công việc đầu tiên của cuộc đời, một nhà nghiên cứu kinh tế, vốn yêu cầu nhập và thao tác với một lượng lớn dữ liệu. Với Excel bên cạnh, tôi đã học được cách tóm tắt các dữ liệu bằng các bảng tổng hợp (Pivot Tables), dùng hàm 'VLOOKUP' để hợp nhất các bộ dữ liệu và tạo ra các biểu đồ đẹp mắt. Cũng có vài lần tôi ngó tới những phần mềm thống kê khác, như Stata, nhưng Excel vẫn luôn là sự lựa chọn hàng đầu.

Năm 2006, khi Google Sheets lần đầu xuất hiện tôi gần như chẳng quan tâm. Tôi hài lòng với Excel và Sheets giống như một phiên bản nhái của Excel vậy. Ký ức duy nhất của tôi về Sheets ở thời điểm đó chỉ là cảm thấy sốc khi nhận ra nó bắt chước phong cách của Excel một cách trơ tráo.

Tuy nhiên, trong những năm qua, mối quan tâm của tôi tới Sheets ngày càng tăng. Nó bắt đầu từ khả năng chia sẻ dễ dàng với bạn bè trên Sheets. Tất cả mọi người có thể cùng làm việc trên một bảng tính cùng lúc thay vì gửi các tập tin Excel qua lại để rồi dẫn tới hàng chục phiên bản khác nhau của một bảng tính. (Hiện tại với phiên bản Excel trực tuyến, người dùng đã có thể làm việc trên một bảng tính cùng lúc. Tuy nhiên, tính năng này vẫn còn khá khó dùng và Microsoft đang nỗ lực để cải thiện nó).

Dẫu thế, tôi vẫn chỉ dùng Sheets cho vài nhiệm vụ cơ bản. Trên Sheets, tới 2007 mới có khả năng ẩn các hàng và cột và tới năm 2013 mới có thể sử dụng nó ngoại tuyến. Nhưng cuối cùng Sheets cũng dần bắt kịp Excel. Hiện tại, gần như mọi tác vụ cơ bản hàng ngày đều có thể được thực hiện trên Sheets một cách dễ dàng như trên Excel. Số lượng chức năng mà mỗi công cụ cung cấp cũng gần bằng nhau, Excel có 477 chức năng trong khi Sheets có 432.

Quay sang thích Google Sheets

Sức mạnh của Pivot Tables là thứ khiến tôi say đắm Excel. Pivot Tables cho phép bạn tách một lượng lớn dữ liệu và thống kê tóm tắt cho nhiều nhóm khác nhau. Ví dụ, nếu có trong tay một bảng tính thống kê giới tính, thành phố và mức lương của nhiều người khác nhau, Pivot Tables có thể giúp bạn tạo ra một bảng thống kê mức lương trung bình cho nam và nữ ở các thành phố khác nhau. Năm 2011, cuối cùng Sheets cũng có Pivot Tables. Lúc đầu, tính năng này khó sử dụng nhưng tới bản cập nhật năm 2018, tôi nhận thấy tạo Pivot Tables trên Sheets dễ hơn so với Excel. Giao diện của Sheets trực quan hơn rất nhiều.

Đầu năm 2018, lần đầu tiên tôi cảm thấy đôi lúc mình sử dụng Sheets một cách thoải mái, chẳng còn nghĩ gì tới Excel. Một cảm giác lạ nhưng khá dễ chịu. Tôi bắt đầu giới thiệu Sheets cho các đồng nghiệp.

Cũng trong khoảng thời gian này, Excel lại mất đi sự ổn định vốn có. Bắt đầu từ cuối năm 2018, tôi gặp phải một lỗi khá nghiêm trọng. Mỗi lần tôi cố gắng sắp xếp các cột dữ liệu theo thứ tự bảng chứ cái hoặc từ cao xuống thấp, Excel đều bị đơ. Tôi không phải là người duy nhất gặp vấn đề này, ít nhất 4 đồng nghiệp trong phòng tin tức của Quartz cho biết họ cũng bị như vậy. Đây là một sự đổ vỡ cực lớn trong mối quan hệ của chúng tôi. Khi Excel bị đơ nó đã làm hỏng các công việc quan trọng của tôi. Vấn đề đã được khắc phục bằng cách cập nhật phiên bản Excel mới nhưng bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về điều tương tự nếu sử dụng Sheets. Vì Sheets nằm trên hệ thống điện toán đám mây chứ không cài đặt trên máy tính của bạn nên các lỗi thường được sửa ngay lập tức cho mọi người dùng.

Nhưng có lẽ chính tôi là người đã thay đổi chứ không phải Excel. Trong những năm sau khi bắt đầu mối quan hệ với Excel, tôi cũng bắt đầu sử dụng ngôn ngữ lập trình thống kê R để giải quyết các phép tính phức tạp và vẽ biểu đồ. R tốt hơn Excel trong các công việc ấy và điều đó khiến tôi chỉ còn cần Excel cho những nhiệm vụ đơn giản nhất. Vì thế, nếu bạn chưa từng học một ngôn ngữ lập trình như R, Python hoặc Julia, thì Excel có lẽ vẫn tốt hơn một chút so với Sheets về khả năng thống kê, đồ họa hoặc phân tích tài chính.

Tôi vẫn luôn trân trọng khoảng thời gian tôi và Excel gắn bó với nhau dù bất cứ điều gì xảy ra giữa chúng tôi. Đã đến lúc chia tay rồi Excel ơi.