Bí quyết giúp nhiều người làm việc hiệu quả

Dưới đây là một số thói quen tiêu biểu có thể giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc mỗi ngày:

Lên danh sách việc ưu tiên

Lên danh sách việc ưu tiên là thói quen phổ biến của những người làm việc hiệu suất cao bởi sẽ giúp họ tập trung đúng vào giá trị cốt lõi của công việc.

Khi xác định rõ đâu là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết, họ tránh được tình trạng làm việc theo cảm hứng, dễ bị cuốn vào những việc vụn vặt nhưng không mang lại kết quả rõ ràng.

Lên danh sách việc ưu tiên giúp làm việc hiệu quả

Cách làm hiệu quả là viết ra tất cả công việc cần thực hiện, sau đó sắp xếp theo mức độ ưu tiên và chỉ tập trung xử lý từng việc một. Những nhiệm vụ quan trọng nhất nên được hoàn thành sớm, khi năng lượng và khả năng tập trung còn cao. 

Tuy nhiên, cần lưu ý không lập danh sách quá dài, vì dễ gây áp lực và nản chí. Danh sách ưu tiên chỉ thực sự phát huy tác dụng khi phù hợp với năng lực và quỹ thời gian thực tế của mỗi người.

Phân chia công việc cho người khác 

Thay vì ôm đồm mọi việc, họ chủ động ủy quyền những nhiệm vụ phù hợp cho người khác, qua đó giải phóng thời gian và năng lượng để tập trung vào các công việc mang tính then chốt. 

Cách làm hiệu quả là xác định rõ việc nào có thể giao, giao cho đúng người và trao đổi rõ yêu cầu, thời hạn cũng như trách nhiệm. Việc này không chỉ giúp công việc trôi chảy hơn mà còn tạo cơ hội để các thành viên khác phát huy năng lực. 

Tuy nhiên, cần lưu ý ủy quyền không đồng nghĩa với buông lỏng quản lý; người giao việc vẫn cần theo dõi tiến độ, hỗ trợ kịp thời và chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả.

Không làm cùng lúc nhiều việc

Trái với suy nghĩ phổ biến, làm nhiều việc cùng lúc không giúp tăng hiệu suất mà thường khiến chất lượng công việc giảm sút.

Những người làm việc năng suất cao thường tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. 

Để tránh làm nhiều việc cùng lúc, người làm việc hiệu quả thường chủ động tập trung vào một nhiệm vụ trong từng khoảng thời gian cụ thể. 

Họ chia ngày làm việc thành các khung 30 - 60 phút và chỉ xử lý một đầu việc duy nhất trong mỗi khung.

Việc tắt thông báo điện thoại, hạn chế mạng xã hội và giữ không gian làm việc gọn gàng giúp giảm xao nhãng. 

Đồng thời, các công việc lớn được chia nhỏ để dễ kiểm soát và hoàn thành từng bước. Nghỉ ngắn hợp lý giữa các phiên làm việc cũng giúp duy trì sự tập trung và năng lượng tinh thần ổn định.

Tạo lập một thói quen vào buổi sáng

Tạo lập một thói quen buổi sáng yêu thích là bí quyết giúp người làm việc hiệu quả duy trì năng lượng tích cực suốt cả ngày. 

Thay vì vội vã hoặc bắt đầu ngày mới trong căng thẳng, họ dành thời gian cho những hoạt động nhẹ nhàng như đọc sách, vận động, nghe nhạc hay thưởng thức cà phê trong không gian yên tĩnh. Những thói quen này giúp tinh thần được 'khởi động' từ từ, tạo cảm giác chủ động và thoải mái trước khi làm việc. 

Khi buổi sáng bắt đầu một cách tích cực, khả năng tập trung được cải thiện, tình trạng trì hoãn giảm bớt và hiệu suất làm việc trong ngày cũng ổn định hơn.

Theo sát các mục tiêu của mình

Những người làm việc hiệu quả luôn ý thức rõ mình đang hướng tới điều gì và không để guồng công việc hằng ngày làm lệch mục tiêu ban đầu. Họ thường xuyên xem lại tiến độ để biết mình đã đi đến đâu, việc nào cần tiếp tục, việc nào nên dừng lại. 

Thay vì làm theo thói quen hay chạy theo số lượng, họ ưu tiên những công việc thực sự cần thiết và sẵn sàng gác lại những việc kém hiệu quả. 

Để dễ kiểm soát, mục tiêu lớn được chia thành các bước nhỏ, có thời hạn cụ thể, giúp theo dõi kết quả và giữ được động lực. Khi hoàn cảnh thay đổi, họ điều chỉnh cách làm cho phù hợp nhưng vẫn giữ vững hướng đi chính.